Business-MeetingВпереди важное совещание. Тем много, времени мало. Угадайте, каким будет итог?… Вы угадали правильно: качественно обсудят одну-две темы, а про остальные или забудут, или затронут впопыхах. В лучшем случае, КПД окажется 30% от желаемого.

Как этого избежать? Призвать в свои союзники внимание. На что нужно это внимание обратить?

  1. Тщательное предварительное планирование тем и времени.
  2. Внимание ко времени в ходе самого совещания.
  3. Внимание к обсуждаемым темам в ходе совещания.

Давайте рассмотрим каждый из пунктов.

Начнем с предварительной подготовки. Мало запланировать темы и общее время совещания. Нужно оценить «временной вес» каждого пункта совещания. Если Вы знаете, что обсуждение одного из вопросов обязательно займет много времени, зачем планировать на него 10 минут? Этим Вы заранее обрекаете совещание на провал.

Лучше запланировать меньшее количество тем, зато обсудить с максимальной отдачей. Поэтому будьте внимательны при составлении повестки совещания. Если тем на самом деле много, запланируйте еще совещания. Даже при самой сильной занятости участников можно найти время для дополнительного совещания, если вопрос в самом деле того стоит.

ТЗМ

Идем далее. Часто мы увлекаемся и забываем следить за тем, сколько времени уже прошло. В итоге, если запланировано несколько тем, все внимание уделяется первой. А если тема всего одна, то совещание затягивается и заканчивается позже, чем планировалось.

Чтобы бороться с этим развивайте в себе внимание ко времени. В качестве технической помощи держите перед собой таймер на телефоне или хотя бы наручные часы. Желательно использовать таймер с обратным отсчетом. Тогда Вы будете видеть, сколько времени у Вас осталось. Важнее знать, сколько еще есть, чем то, сколько Вы уже потратили.

Небольшая хитрость: если запланировано несколько тем, устанавливайте на таймере время обратного отсчета не всего совещания, а обсуждаемой темы.

Переходим к третьему пункту. На практике много времени крадут «отходы в сторону» от заданных тем. Начали говорить об одном, а плавно подменили другим. Развивайте свое внимание и приучайте себя отслеживать, что обсуждается в каждый момент времени. Любые «поползновения» уйти от темы пресекайте, однако делайте это грамотно.

Фиксируйте в письменном виде те вопросы, которые возникли, но не относились к обсуждаемым темам, чтобы потом вернуться к ним после совещания. Раз об этом зашла речь, вероятно, это – скрытая проблема и требует решения. Поэтому не отмахивайтесь от нее, а зафиксируйте наравне с основными результатами совещания.

Развивайте внимание и используйте свое время с умом!

Если вы хотите получить ответ на волнующий Вас вопрос в одном из следующих выпусков рассылки, пишите на электронный адрес: mail@tatianabadya.ru

Пишите в комментариях с какими проблемами Вы сталкиваетесь во время проведения совещания.

Оставайтесь на связи! Впереди еще много интересного!

Хотите опубликовать этот материал у себя в блоге, на сайте, в рассылке или бесплатной книге?
Да пожалуйста! Некоммерческое распространение этой статьи приветствуется при соблюдении всего двух условий: публикации материалов без изменений и указания следующей информации:

Автор статьи - Анна Бычко. Источник - сайт об эффективной работе с информацией tatianabadya.ru (гиперссылка обязательно должна работать).